Neue ITK-Strukturen in der Baubranche

Die Kölner Zentralmoschee, das Spandauer Ufer in Berlin oder die Deiker Höfe in Düsseldorf – die EDD-Spezialisten für Tragwerksplanung von Hochbauprojekten haben in ihrer mehr als 55-jährigen Unternehmenshistorie das Stadtbild von Domstadt, nordrheinwestfälischer Landeshauptstadt und deutschem Regierungssitz mitgeprägt. Der Fachkräftemangel und ein enormer Nachholbedarf bei der Digitalisierung im Bauwesen prägen indes den notwendigen digitalen Wandel der Ingenieurbüros – zählen diese Punkte doch zu den größten Herausforderungen. 

Digitalisierung ermöglicht vernetztes Arbeiten im Baugewerbe

Der deutsche Ingenieurbüro-Verbund EDD Engineering & Digital Design, bestehend aus den Büros IDK Kleinjohann in Köln, WSK Ingenieure Berlin und WSK Ingenieure Düsseldorf sowie den ausländischen Büros ConTec Cro und ConTec BH, hat sich darauf bereits 2016 eingestellt. Seitdem verwirklichen die Tragwerksplaner Bauvorhaben standortübergreifend in der digitalen Planungs-Methodik BIM (Building Information Modeling). Hierrüber modellieren, kombinieren und erfassen sie alle relevanten Bauwerksdaten in digitalen 3D-Modellen. 2020 gründeten die Verantwortlichen mit der ConTec Hub GmbH zudem eine digitale Ingenieurplattform, die Fachkräfte für deutsche Bauvorhaben vermittelt. So begegnete der Unternehmensverbund auch dem hiesigen Personal- und Fachkräftemangel. 

Dieser digitale Fortschritt fand sich allerdings nicht in allen Bereichen wieder. So arbeiteten die Fachplaner der EDD in puncto Dateiablage oder bei Freigabeprozessen noch analog, es fehlte an einer Vernetzung aller Standorte, kollaboratives Arbeiten war nicht möglich. Das sollte sich ändern. So steuerte die EDD zentral und verbindlich für alle Standorte den Rollout neuer Software, Tools und Technologien, um die knapp 100 Mitarbeitenden besser miteinander zu vernetzen. 

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Veraltete ITK-Strukturen erschwerten Zusammenarbeit

„Bei der Digitalisierung haben wir nicht bei Null angefangen“, sagt Christian Richert, Geschäftsführer bei Engineering & Digital Design. „Allerdings war unsere IT-Infrastruktur veraltet, unsere Software wurde neuen Anforderungen nach Kollaboration nicht gerecht und erschwerte dadurch eine standortübergreifende Zusammenarbeit.“ Um effizienter und auch in Zukunft wettbewerbsfähig in der Baubranche agieren zu können, musste die EDD zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren, standortübergreifend standardisieren und modernisieren – angefangen bei Software wie Microsoft Office 2016 über das Projektmanagement bis zur unübersichtlichen File-Server-Struktur. Eine Mammutaufgabe. So entschied sich die Holding dazu, einen IT-Dienstleister mit einem ganzheitlichen ICT-Konzept zu betrauen. Die Wahl fiel auf die Digitalisierungsexperten der Telekom, die durch Know-how, Portfolio und in früheren IT-Projekten überzeugten.

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Kollaboration dank digitaler Tools

Schnell stand der interne Bauplan: Zunächst migrierten die Telekom-Experten die analogen Strukturen in die Cloud und implementierten WAN Ethernet Connect für die Standortvernetzung. Anschließend stellten sie die neue Software betriebsbereit zur Verfügung: Office 365 löste das alte Office-Paket ab, mit DocuSign digitalisiert die EDD nun sämtliche Auftrags- und Freigabeschritte. Das Infrastruktur Hosting übernimmt Telekom-Partner Netgo. Für eine nahtlose Inbetriebnahme aller IT-Komponenten erfolgte die Implementierung zunächst am Kölner Standort. 

„Hier testen wir zunächst die neuen Digital-Lösungen und Features, bevor sie unternehmensweit ausgerollt werden“, sagt Oliver Kleinjohann, Geschäftsführer des Kölner Ingenieurbüros. „Mit Erfolg: Die Kollegen arbeiten viel effizienter, Abstimmungsprozesse werden beschleunigt, das Fehlerpotential sinkt deutlich.“ Denn mit Office 365 und dem integrierten Microsoft Teams nutzen die Mitarbeitenden Kollaborations-Tools wie Chat oder Videokonferenzen für einen unkomplizierten und schnellen Informationsaustausch. Dokumente lassen sich in Echtzeit bearbeiten, Anmerkungen oder Änderungen transparent nachverfolgen. Über Microsoft Teams erfolgt nun auch eine zentralisierte Dokumentenverwaltung, das vereinheitlicht und verschlankt Dokumentenstruktur und Projektmanagement. Parallel zur Implementierung schulte die EDD die Beschäftigten an allen Standorten, um eine nahtlose Inbetriebnahme der neuen IT-Lösungen zu gewährleisten und das Team mit den neuen Tools vertraut zu machen. 

Auch DocuSign überzeugt: Langwierige Freigabeprozesse und zeitaufwändige Dokumenten-Scans gehören der Vergangenheit an. Auf Knopfdruck geben die Nutzer Arbeitsschritte frei. Das wirkt sich auch positiv auf die Betriebskosten aus. Richert: „Mit DocuSign konnten wir unsere Versandgebühren um circa 6.000 Euro senken – in nur zwölf Monaten.“ 

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Sichere Datenverarbeitung im Internet

Parallel rüstete der Unternehmensverbund auch in puncto Datenschutz nach. Um den hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung souverän begegnen zu können, nutzt der Unternehmensverbund die Dienste der Datenschutzexperten von DataGuard. Mit Erfolg – ein erster konkreter Datenschutzfall wurde durch den Dienstleister bereits kompetent abgewickelt. 

Den digitalen Wandel verfolgt die EDD auch künftig weiter. Parallel zu IT-Umstrukturierung baut der Ingenieurbüro-Verbund mit der ConTec Hub eine europaweite Plattform auf, die ausländische Fachkräfte qualifiziert, zertifiziert und vermittelt, Leistungserbringungen standardisiert und Beratungs- wie Schulungsleistungen anbietet. Außerdem testet die EDD als übergeordnete Digitaleinheit erste KI-Anwendungen, um die Ingenieursarbeit weiter zu verbessern. Ziel ist es, Routinearbeiten zu automatisieren und damit die Ingenieure zu entlasten. Richert: „Mithilfe von künstlicher Intelligenz können wir beispielsweise Materialkosten automatisiert berechnen oder beim parametrischen Entwerfen der Bauprojekte unsere Arbeitsschritte weiter professionalisieren. So können Mitarbeitende ihre langjährige Erfahrung und innovativen Ideen bei der Tragwerksplanung parallel in verschiedenen Projekten einbringen.“ 

KUNDENSTECKBRIEF ENGINEERING & DIGITAL DESIGN

Name: Engineering & Digital Design Service GmbH

Gründung: 1963

Hauptsitz: Köln

Standorte: IDK Kleinjohann GmbH & Co. KG in Köln, WSK Ingenieure Berlin GmbH, WSK Ingenieure Düsseldorf GmbH, ConTec CRO d.o.o. Zagreb, ConTec BH d.o.o. Sarajevo

Mitarbeitende: < 100

Jahresumsatz: ca. 10.000.000 Euro

DEUTSCHE TELEKOM UND ENGINEERING & DIGITAL DESIGN

Die Aufgabe: Analoge Prozesse, eine unübersichtliche File-Server-Struktur und fehlende Möglichkeiten zur standortübergreifenden Kollaboration erforderten eine umfassende Digitalisierung. Die EDD benötigte ein ganzheitliches ICT-Konzept inklusive cloudbasierter Software-Lösungen.

Die Lösung: Die EDD entschied sich für eine mehrstufige ICT-Lösung der Telekom. Neben der Migration der analogen Strukturen implementierten die Digitalisierungsexperten Office 365 mit Teams und DocuSign. Das Thema Datenschutz hat der Unternehmensverbund an die Experten von DataGuard ausgelagert. Um das Infrastruktur Hosting kümmert sich Telekom-Partner Netgo.

Die Vorteile: Alle Beteiligten bearbeiten Gebäudemodelle, Baupläne und Planungsdaten nun in Echtzeit – gemeinsam und transparent. Auftrags- und Freigabeprozesse erfolgen digital, was Zeit und Kosten reduziert. So wird die EDD effizienter, senkt das Fehlerpotential und wird den Kundenansprüchen jetzt und in Zukunft gerecht.