SAP S/4HANA – Transformation leicht gemacht

Er gilt im Volksmund als das grüne Abitur und wird in Deutschland immer beliebter: Laut Deutschem Jagdverband (DJV) besaßen 2019 knapp 400.000 Deutsche einen Jagdschein. Warum jährlich Zehntausende Männer und Frauen hierzulande die Lizenz zum Jagen erwerben? Weil sie nach einer DJV-Umfrage die Natur hautnah erleben und einen Beitrag für den Naturschutz leisten möchten. Nur sechs Prozent dagegen treibt das Interesse an Waffen (mehr Informationen hier).

Was sie für ihr Hobby brauchen, finden Jäger, Sportschützen und Sammler bei Frankonia, dem deutschen Marktführer im Bereich Jagd und Sportschießen. Dank Multi-Channel-Ansatz können Kunden bundesweit in 24 Filialen nach vielseitiger Ausrüstung, hochwertiger Mode und ausgesuchter Outdoorausstattung stöbern oder diese per Katalog und im Online-Shop bestellen. Eigene Büchsenmacher-Werkstätten in jedem Geschäft und vier Schießanlagen in Bayern, Baden-Württemberg und Hessen ergänzen das Angebot des bayerischen Traditionsunternehmens. Das historisch gewachsene Enterprise Resource Planning-System (ERP-System) aber stößt zunehmend an seine Grenzen – ein idealer Zeitpunkt für einen Wechsel auf die Software SAP S/4HANA.

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Enterprise Resource Planning auf dem Prüfstand

„Unter unseren Mitarbeitern sind viele Jäger und Sportschützen. So sichern wir eine kompetente Beratung und behaupten uns im Wettbewerb“, sagt Christian Eichhorn, IT-Leiter bei Frankonia. „Nun wollen wir mit SAP S/4HANA Kompetenz und Wettbewerbsfähigkeit auch in puncto Digitalisierung weiter schärfen – noch deutlich vor der Wechselfrist 2027.“

Neue Zukunftstechnologien wie KI und IoT sowie Tools zur vorausschauenden Analyse sollen Geschäftsprozesse und Verkaufsstrategien kanalübergreifend verbessern. Diese sind in der cloudbasierten ERP-Software bereits integriert. Im bisherigen ERP-System fehlen außerdem automatisierte Prozesse, um Mitarbeiter zu entlasten und ein transparenter Blick auf die Kunden, um Wünsche und Vorlieben noch besser zu identifizieren.

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S/4HANA-Transformation gut vorbereiten

Frankonia weiß um die Vorteile von SAP S/4HANA. So bietet die ERP-Software aus der Cloud vor allem mehr Tempo. Möglich macht das die Kombination aus In-Memory-Technologie und simplifiziertem Datenbankmodell. HANA hält alle ERP-Informationen im Arbeitsspeicher vor und verarbeitet sie dort. So entfallen Lese- und Schreibprozesse ebenso wie Indizes, Zwischentabellen und Aggregate. „Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Speicherbedarf und Echtzeit-Kennzahlen für alle Abteilungen sind ein großer Mehrwert für unser Unternehmen“, sagt Eichhorn. „Doch muss ein reibungsloser Wechsel auf die neue Softwarelösung strategisch geplant und sorgfältig durchgeführt werden.“

Schließlich durchdringt das bestehende ERP-System des Einzelhändlers aufgrund des verzweigten Filialnetzes, des angeschlossenen Online-Shops und des analogen Kataloggeschäfts zahlreiche Geschäftsbereiche von Buchhaltung über HR bis Logistik und Vertrieb. Um Probleme bei einzelnen Geschäftsprozessen zu identifizieren und notwendige Schritte für die Transformation vorzubereiten, entschied sich Frankonia mit Hilfe des Telekom Trigon-Modells für das SAP S/4HANA-Starter-Paket der Telekom. Mit dem Trigon-Modell lassen sich Kundendaten strukturieren und notwendige Handlungsschritte samt passender Tools identifizieren. Die Telekom clustert sämtliche IT-Herausforderungen auf Kundenseite, um Kernprobleme zu lösen oder individuelle Anforderungen zu erfüllen. „Dabei betrachten wir mit Hilfe des Trigon-Modells die Herausforderungen des Kunden ganzheitlich und nutzen die Chancen, die sich aus den Synergien ergeben“, erklärt Pascal Brumm, Head of SAP Cloud Partner Sales bei Telekom Deutschland. Leistungsumfang, IT-Expertise und Partner-Netzwerk des Digitalisierungsspezialisten überzeugten den Einzelhändler, der bereits mit MPLS und LAN unterschiedliche Netzwerk-Lösungen von der Telekom einsetzt. In dem Starter-Paket enthalten: eine detaillierte Reifegrad- und Nutzungsanalyse per West Trax KPI Analyzer Innovation App von Telekom-Systempartner West Trax.

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West Trax: Reifegrad- und Nutzungsanalyse per West Trax KPI Analyzer Innovation App in wenigen Stunden

Damit bietet das SAP S/4HANA-Starter-Paket eine erste Orientierung auf dem Weg zu einer erfolgreichen SAP S/4HANA-Transformation. Denn die WestTrax KPI Analyzer Innovation App analysierte das bestehende SAP-System innerhalb von drei Stunden. Und sparte Frankonia so gleich mehrere Monate zeitintensiver und personalbindender Workshops. Nutzungsdaten aus neun Geschäftsmonaten sowie Belegdaten der letzten zwei Jahre bildeten die Analysegrundlage. Das Ergebnis: ein objektives Abbild von Frankonias SAP-Systemnutzung auf Basis der West Trax 5-Level Prozesshierarchie, inklusive des anonymisierten Nutzerverhaltens der Mitarbeiter sowie des Einsatzes von Eigenentwicklungen, Background Jobs und Belegarten.

Die App identifizierte alle genutzten Anwendungen und Module, deren Nutzungsfrequenz und zeigte den Reifegrad für die Transformation auf SAP S/4HANA und hierfür notwendige Schritte auf. Denn ein Wechsel auf das cloudbasierte ERP-System bedeutet für Unternehmen eine große Veränderung: Anwender müssen sich von individualisierten Software-Lösungen verabschieden und Standardprozesse des Walldorfer Software-Spezialisten etablieren. Ein Schritt, der sich lohnt: Dank branchenspezifischer Best Practices lassen sich Geschäftsprozesse optimieren und Arbeitsschritte automatisieren. So verlieren Mitarbeiter keine Zeit mit Routineaufgaben und steigern Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.

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Schritt für Schritt zur ERP-Lösung aus der Cloud

Dafür nahmen Telekom-Experten anschließend eine auf dem Datensatz der App basierende Prozess-Nutzungs-Analyse des ERP-Systems von Frankonia vor. Sie extrahierten wichtige Erkenntnisse – etwa zum Nutzungsverhalten einzelner Anwendungen – und leiteten spezifische Handlungsempfehlungen ab. In einem gemeinsamen Strategie-Workshop definierte das Analystenteam elf Sofortmaßnahmen und notwendige Folgeschritte, die Frankonia nun sukzessive umsetzt. Das Ziel: ein schneller, sicherer und störungsfreier Wechsel auf SAP S/4 HANA. Dazu zählt, Module und individuelle Modifikationen zurückzubauen sowie ungenutzte, eigens konfigurierte Entwicklungen innerhalb der aktuell bestehenden SAP-Landschaft zu beseitigen. Denn die Analyse via West Trax KPI Analyzer Innovation App zeigt, dass sich 50 Prozent von Frankonias Eigenentwicklungen im ERP-System bereits heute in den SAP-Branchenstandards wiederfinden.

Doch nicht alle individualisierten Anwendungen lassen sich durch Standardlösungen ersetzen. Hier braucht es intelligente Schnittstellen, die Eichhorns IT-Team nun programmiert. Sind diese vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen, will Frankonia seine SAP S/4Hana-Transformation weiter vorantreiben und gemeinsam mit der Telekom eine individuelle Roadmap entwickeln – mit dem Ziel, den HANA-Wechsel bis 2023 abzuschließen.

S/4HANA: ERP-Software aus der Cloud

SAP S/4HANA ist ein integriertes ERP-System, das vollständig auf der In-Memory-Plattform SAP HANA entwickelt wurde. Die cloudbasierte ERP-Software des Walldorfer Software-Spezialisten bietet Funktionen des täglichen Geschäfts sowie branchenspezifische Lösungen für Unternehmen. Damit bildet die ERP-Lösung aus der Cloud die zukunftsfähige Basis für die Digitalisierung – für jede Unternehmensgröße.

KUNDENSTECKBRIEF FRANKONIA

Name: Frankonia Handels GmbH & Co. KG

Gründung: 1908

Hauptsitz: Rottendorf (Bayern)

Mitarbeiter: 650

Jahresumsatz: 150 Mio. Euro

DEUTSCHE TELEKOM UND FRANKONIA

Die Aufgabe: Frankonia will sein bestehendes ERP-System SAP R/3 auf die cloudbasierte Softwarelösung SAP S/4HANA transformieren. Der Wechsel soll bis 2023 erfolgen, doch fehlt ein transparenter Blick auf Nutzerverhalten im Unternehmen und Reifegrad in Bezug auf die Transformation.

Die Lösung: Um den Weg für einen sicheren und störungsfreien Wechsel auf die cloudbasierte Software zu ebenen, entschied sich Frankonia mit Hilfe des Telekom Trigon-Modells für das SAP S/4HANA-Starter-Paket der Telekom. Darin enthalten: Eine detaillierte Reifegrad- und Nutzungsanalyse per West Trax KPI Analyzer Innovation App von Telekom-Systempartner West Trax und eine darin enthaltene Prozess-Nutzungs-Analyse mit automatisierter Bestimmung des aktuellen Reifegrads.

Die Vorteile: Frankonia spart viel Zeit bei der automatisierten Analyse per West Trax KPI Analyzer Innovation App. Binnen drei Stunden liegen die Ergebnisse vor; die anschließende Analyse der Digitalisierungsexperten der Telekom zeigt akute sowie notwendige Handlungsfelder des Unternehmens auf. Frankonia kann bereits jetzt erste Sofortmaßnahmen einleiten, um planmäßig auf SAP S/4HANA zu wechseln.