Smarter Move: Digitales Kassensystem
Tanzschule Gutmann: Digitaler Wechselschritt mit smartem Kassensystem
Den analogen Ausgleich Tanz digitalisieren: Wie die Tanzschule Gutmann mit dem smarten Kassensystem MagentaBusiness POS Kunden, Mitarbeitern und sich selbst gerecht wird.
Fünf Standorte in Freiburg, Emmendingen und Karlsruhe, 19 Tanzsäle und über 15.000 Unterrichtsstunden pro Jahr: Die Tanzschule Gutmann ist mittlerweile die größte ihrer Art in Europa. Alles begann 1984 in einer von Gründer Peter Gutmann umfunktionierten Werkstatt in Freiburg. Am Freiburger Hauptsitz tanzen, üben und feiern Singles und Paare heute in zwölf Sälen auf einer Nutzfläche von 2.500 Quadratmetern im größten Tanzschulgebäude Europas.
Schon seit längerer Zeit bietet das Freiburger Unternehmen zwar eine App und monatlich kündbare Abos an, doch konnte das Kassensystem mit den stetig wachsenden Ansprüchen der Kunden und den Veranstaltungsformaten der Schule nicht mehr Schritt halten. „Unsere Aufgabe ist es, flexibel auf die Kundenwünsche zu reagieren und ein großes Angebot rund um das Thema Tanz zu schaffen“, sagt Matthias Blattmann, einer der Geschäftsführer der Tanzschule. Seit Oktober 2019 nutzt das Unternehmen in der Gastronomie deshalb MagentaBusiness POS, das von der Telekom und enfore entwickelte digitale Point-of-Sale-Komplettsystem.
Ansprüche der Kunden wachsen
Die Umstellung auf das Point-of-Sale-Komplettsystem passt perfekt zur Digitalisierungsstrategie des Unternehmens. Denn in den insgesamt 19 Tanzsälen der Schule geht es längst nicht mehr allein um das Üben von Standard und Latein. Wo früher eine Turnhalle ausreichte, haben sich heute die Räumlichkeiten mit angenehmen Ambiente in den einzelnen Niederlassungen zu Orten der gepflegten Unterhaltung mit einem entsprechend großen gastronomischen Angebot gewandelt. Heute verkauft das Unternehmen Abonnements, die für alle Standorte gelten. Wer nicht jede Woche mittwochs um 19 Uhr Zeit hat, Salsa zu lernen, findet den gleichen Kurs auch zu anderen Zeiten und anderen Orten. Kunden können spontan kommen, sich mit einer Chipkarte einloggen und Spaß haben. Beim Personal ist schnelles Handeln gefragt. Bereits in den kurzen Unterrichtspausen werden die Teilnehmer bewirtet.
Neben den Tanzabenden veranstaltet Gutmann Events. Seit 2004 richtet das Tochterunternehmen Gutmann Events GmbH regelmäßig große Bälle im Europapark Rust mit mehr als 2.000 Gästen aus. 2006 folgte das erste Euro-Dance-Festival mit angeschlossenem Tanzkongress. Fester Bestandteil des jährlichen Tanzkalenders ist außerdem das dreitägige Ladies Only Festival. Events, die sich ohne das digitale Kassensystem MagentaBusiness POS nicht mehr bewältigen ließen. Das System ist genau auf die besonderen Bedürfnisse der Tanzschule zugeschnitten.
Einfachere und schnellere Abläufe
Vor der Einführung stürzte das Kassensystem immer wieder ab. Auch ein mobiler Tischservice ließ sich mit dem stationären System nur sehr schleppend umsetzen. Das Abkassieren zog sich in die Länge. Fehler bei den Bestellungen waren an der Tagesordnung. Aufgrund der fehlenden Anbindung an das Warenwirtschaftssystem war es nicht möglich, Fehlbestände nachzuprüfen. Mit MagentaBusiness POS haben sich die Abläufe an den Kassen erheblich beschleunigt und vereinfacht, unter anderem dank der intuitiven Bedienbarkeit und der Vernetzung mit dem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung. Jahresabschluss und Wareneingang sind leichter zu managen. Eine Umstellung, die sich gelohnt hat. Denn Service und die Zufriedenheit der Kunden haben sich verbessert. Auch der Umsatz ging nach oben.
Gemeinsam mit der Telekom wurde die Software für die Terminals angepasst und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten. So hat die Telekom den OK-Button vergrößert, um noch schneller die Endsumme bilden oder einen Bon ausdrucken zu können. Mittlerweile setzt die Tanzschule in den einzelnen Standorten enforeDasher2.0 POS-Terminals mit integriertem Bondrucker und Kundendisplay sowie iPads mit enfore POS-Software als cloudbasierte Kassenlösung ein. Zudem erfüllt MagentaBusiness POS in Zukunft alle Anforderungen der seit Januar 2020 geltenden neuen Kassensicherungsverordnung. Weitere digitale Impulse erhofft sich Gutmann auch aus der Zusammenarbeit mit TechBoost, dem Startup-Programm der Telekom, das etablierten Unternehmen wie die Tanzschule regelmäßig in sogenannten Innovationsworkshops mit jungen Unternehmen und deren zukunftsweisenden Lösungen zusammenbringt. „In Summe wird unser analoges Produkt Tanzen durch die Digitalisierung optimal unterstützt“, sagt Blattmann.
Deutsche Telekom und Tanzschule Gutmann
Die Aufgabe: Das ehemalige Kassensystem war für das ständig wachsende Gastronomie- und Event-Angebot der Tanzschule Gutmann nicht mehr geeignet. Die Folge: langsame, umständliche und fehlerhafte Kassier- und Bestellvorgänge.
Die Lösung: MagentaBusiness POS vereinfacht und beschleunigt Kassiervorgänge, Buchführung und Einkauf. Das Paket in den Niederlassungen besteht aus den POS-Terminals enforeDasher2.0 und iPads mit der enfore POS-Software. Mit einer integrierten M2M-Lösung werden permanente Konnektivität im Mobilfunknetz für die POS-Terminals und eine Verbindung ins Warenwirtschaftssystem realisiert.
Die Vorteile: Die Mitarbeiter konnten sich dank intuitiver Bedienung schnell in die Kassenfunktion einarbeiten. Darüber hinaus profitiert Gutmann von der Mobilität des Systems. So lässt sich mit enforeDasher2.0 ein Tischservice in das Kassensystem integrieren. Der tägliche Abgleich mit der Buchhaltung und die Möglichkeit, MagentaBusiness POS auf vorhandenen Tablets zu nutzen, runden das System ab.
Name: Tanzschule Gutmann
Gründung: 1984
Hauptsitz: Freiburg
Mitarbeiter: 200
