PBX Telefonanlage vernetzt Siegburger Elterninitiative

Kreatives Lernen und Arbeiten: Täglich entdecken rund 800 Kinder in den drei Kinderhäusern und zwei Offenen Ganztagsschulen (OGS) der Elterninitiative Murkel e. V. die Welt und entwickeln ihre individuellen Fertigkeiten. Während sich der Kita-Alltag für die Kleinen kaum änderte, erforderte die Corona-Pandemie immer wieder neue Anpassungen von Arbeitsroutinen, Hol- und Bringzeiten sowie Betreuungsstruktur. Der Abstimmungsbedarf wuchs, doch Murkel stellte eine reibungslose Kommunikation im Team untereinander sowie mit Eltern und Vorstand sicher. Denn mithilfe der Telekom und deren IT-Partner Roesberg IT GmbH hat der Verein rechtzeitig die Kommunikation und Erreichbarkeit an allen Standorten verbessert – durch die neu implementierte Cloud PBX für cloudbasierte Telefonie. Ein Meilenstein für die Zusammenarbeit und Vernetzung und zugleich die Lösung verschiedener Probleme. 

Nun sind mehrere Mobiltelefone in der Einrichtung verteilt und miteinander vernetzt, da die Einrichtung sehr weitläufig und das Büro mit dem Haupttelefon nicht durchgehend besetzt ist. “Zuvor war es uns nicht immer möglich, jeden Anruf entgegenzunehmen. Heute wird jeder Anruf automatisch an die Telefongruppe weitergeleitet, so dass die eingehenden Anrufe in den unterschiedlichen Bereichen des Kinderhauses zeitnah entgegengenommen werden können”, sagt Kinderhausleiterin Sarah Hebing. “So können auch Eltern ihre Anliegen telefonisch direkt mitteilen und müssen nicht mehrfach anrufen, um gehört zu werden.“

Bessere Erreichbarkeit via Cloudtelefonie

„Hilf mir, es selbst zu tun“ – der Montessori-Leitsatz liegt nicht nur dem Bildungs- und Erziehungskonzept der Siegburger Elterninitiative zugrunde, bei dem die Kinder ihre Umwelt und individuellen Fertigkeiten selbstbestimmt und bedürfnisgerecht erkunden. Er trifft auch auf das Digitalisierungsprojekt der Telekom in den Einrichtungen zu: Experten errichteten die ideale IT-Infrastruktur für eine bessere Erreichbarkeit via Cloudtelefonie. So bietet die neue IT-Landschaft die Basis der neuen kollaborativen Arbeitsumgebung, die Murkel in Eigenregie aufsetzte, um die Mitarbeitenden an den fünf quer über das Siegburger Stadtgebiet verteilten Standorten besser miteinander zu vernetzen. Der Anlass: Lage und Personalstärke erschwerten die Abstimmungsprozesse und Kommunikationswege unter den Beschäftigten sowie mit Eltern und Vorstand zunehmend.

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IT-Infrastruktur sorgte für Kommunikationsprobleme

Darüber hinaus führten Technikprobleme dazu, dass Anrufe teilweise nicht eingingen. In den Außenbereichen oder bei Ausflügen nutzte das Personal private Smartphones, um für Kollegen, Eltern oder Vorstand erreichbar zu sein. Ein wichtiger Baustein der Erziehungsarbeit – die ortsungebundene Medienarbeit mit den Kindern – war ebenfalls nicht möglich – es fehlte entweder an einer Netzwerkanbindung oder an einer guten Netzwerkqualität.

Auch in puncto Datenschutz bestand dringender Handlungsbedarf: Um Entwicklungsdokumentationen oder digitale Foto- und Videoaufnahmen der Kinder datenschutzgerecht zu verwalten, benötigte das Team einen zentralen Speicherort. Auf diesen sollten die Pädagogen jederzeit und überall zugreifen, Daten sicher bearbeiten und archivieren sowie unrechtmäßigen Zugriffen vorbeugen können. Hilfesuchend wandte sich der IT-Vorstand der Elterninitiative an seinen Telekommunikationsdienstleister, von dem der Verein schon seit seiner Gründung im Jahr 1990 Telekommunikationsdienste bezog.

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Cloudtelefonie löst analoge Telefonanlagen ab

Die Telekom hatte mit der Cloud PBX die passende Telefonie Lösung im Portfolio, um die Erreichbarkeit in allen Einrichtungen sicherzustellen. Und mit Business Collaboration Partner Roesberg IT GmbH den idealen Partner, um diese vor Ort zu implementieren. Dabei kümmerten sich die Techniker um die Grundkonfiguration der LANCOM-Access-Points und -Router sowie der neuen IP-fähigen Tischtelefone und Diensthandys, die der Verein neben neuen Mobilfunkverträgen von der Telekom bezog. Murkel übernahm die individuelle Netzwerk-, Cloud- und Hardware-Konfiguration selbst, um Kosten zu senken; bei Fragen und Problemen setzt der IT-Verantwortliche dank des gemanagten Serviceangebots jedoch gern auf die Hilfe der bekannten Ansprechpartner bei der Roesberg IT GmbH.

„Uns haben Lösung und Serviceangebot aus einer Hand überzeugt“, sagt Jürgen Schäfer, CIO bei Murkel. „Uns stehen feste Ansprechpartner mit hoher Digitalkompetenz zur Seite, die unsere IT-Struktur und damit einhergehende Herausforderungen kennen und uns deshalb bei Problemen oder Fragen zu neuen Funktionen ideal beraten.“ Ein weiterer Pluspunkt: Die flexible Vertragsgestaltung. Anders als geplant, nahm Murkel die neue Technik in Eigenleistung in Betrieb und konnte damit die ursprünglich veranschlagten Implementierungskosten um ein Drittel reduzieren. Eine deutliche finanzielle Entlastung für den gemeinnützigen Verein.

Auch das Chaos der zahlreichen Anschlüsse und Kundennummern hat die Telekom beseitigt: Die historisch gewachsenen Datensätze hat der Vertrieb konsolidiert und eine zentrale Rufnummer für alle Kinderhäuser und Offene Ganztagsschulen eingerichtet. Zudem vereinfachen nach den einzelnen Häusern gestaffelte Kurzwahlnummern die Kommunikation für Eltern, Vorstand und Pädagogen. Weil es jetzt mehrere Rufnummern pro Einrichtung gibt, gehören auch besetzte Leitungen der Vergangenheit an – Anrufe werden automatisch auf eine freie Nebenstelle umgeleitet. Ins Netzwerk integrierte Diensthandys lösen das Problem der Erreichbarkeit außerhalb der Büroräume.

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Neue IT-Infrastruktur verbessert Zusammenarbeit

Darüber hinaus schaltete die Telekom DSL-Anschlüsse in den Kinderhäusern und den Ganztagsschulen, um den Cloudbetrieb generell zu ermöglichen. Das Team profitiert doppelt: Nun gibt es WLAN im gesamten Innen- und Außenbereich und selbst umfangreiche Dokumentationsbögen oder große Bild- und Videodateien lassen sich blitzschnell hoch- oder runterladen. Zudem vereinfacht und beschleunigt die neue IT-Infrastruktur der Telekom die Arbeit des Teams: Per iPad, Laptop oder Smartphone lassen sich so beispielsweise dank neu implementierter Speech-to-Text-Funktion Entwicklungsdokumentationen ortsunabhängig diktieren, statt sie aufwändig per Hand zu schreiben und anschließend zu digitalisieren. Und die Eltern? Die kann das Personal künftig per App sehr schnell benachrichtigen, wenn sich kurzfristig Änderungen ergeben.

Die neue Infrastruktur bildet zugleich die Basis der neu aufgebauten Arbeitsumgebung: Über den Verein Stifter-helfen bezog Murkel parallel zur neuen Telefonie Lösung günstige Lizenzen für Microsoft Office 365 zur Selbstverwaltung. Das Office-Paket und das integrierte Microsoft Teams erleichtern die Abstimmungen und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten erheblich. Mit Microsoft Share Point verwaltet das Team sämtliche Dokumentationen, Bilder und betriebsrelevante Informationen DSGVO-konform.

Flexibel reagieren, wenn sich Arbeitssituation ändert

Auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Arbeitsalltag kann Murkel dank der neuen IT-Infrastruktur besser stemmen. Zwar lösen vorübergehend feste Gruppenstrukturen das offene Bildungskonzept ab und der 24-Stunden-Betrieb ist eingeschränkt, um das Infektionsgeschehen besser zu kontrollieren. Doch die neue Technik gewährleistet eine störungsfreie Kommunikation und ständige Erreichbarkeit. So lassen sich beispielsweise häufig verändernde Arbeitsbedingungen oder variierende Regelungen direkt ans betreffende Personal weitergeben, ohne dass das Team die Unterlagen untereinander verteilen muss.

Der ortsungebundene Zugriff auf die Bilddatenbank erlaubt es, den Kinderhausalltag mit wenigen Klicks über die Homepage zu dokumentieren. Per passwortgeschütztem Zugriff können Eltern von zu Hause über den dort neu geschaffenen Kinderkanal Bilder und Videos ihrer Kinder und aus dem Haus anschauen sowie Bildungsdokumentationen abrufen. Sandra Drewel-Hesse, Webdesignerin bei Murkel, initiierte den Kinderkanal, um im ersten Lockdown den Kontakt zu den Kindern und Eltern aufrechtzuerhalten und Bildungsangebote oder Kochanleitungen bereitzustellen sowie Fragen zu klären. Dieses Angebot führt Murkel dauerhaft fort – um das Vertrauen der Eltern in die Arbeit aufrechtzuerhalten und den Austausch zu intensivieren. Auch im Homeoffice hat das Team über eine Microsoft-Browserschnittstelle Zugriff auf die Arbeitsunterlagen. Zudem ließ sich auch die Türklingel in Haus 1 ins Netzwerk der neuen Telefonanlage integrieren. „Damit unterstützt uns die Cloud PBX sehr im Corona-Alltag“, sagt Jürgen Schäfer. „Das Personal erkennt nun direkt über ein gekoppeltes Mobiltelefon, dass ein Kind gebracht oder abgeholt werden soll. Das spart am Tag einige Kilometer Wegstrecke.“

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DEUTSCHE TELEKOM UND MURKEL E. V.

Die Aufgabe: Seit über 30 Jahren wächst die Elterninitiative Murkel e. V. kontinuierlich. Fünf verschiedene Standorte im gesamten Siegburger Stadtgebiet, unterschiedliche Rufnummern und mangelnde Erreichbarkeit Mitarbeiter stellten neue Anforderungen an Abstimmungsprozesse und Kommunikationswege.

Die Lösung: Die Telekom führte alle Telefonanschlüsse und Kundennummern zu einem Datensatz zusammen, schaltete mehrere VDSL-Anschlüsse und stellte IP-fähige Festnetztelefone sowie neue Mobiltelefone bereit. Partner Roesberg IT GmbH implementierte die Cloud PBX und konfigurierte vor Ort die LANCOM-Netzwerkkomponenten der Telekom.

Die Vorteile: Die Standorte sind nun über eine zentrale Rufnummer erreichbar, das Personal in den einzelnen Häusern über Kurzwahlnummern. Als Nebenstelle integrierte Handys sichern die Erreichbarkeit in Außenbereichen und auf Ausflügen. Das flächendeckende WLAN ermöglicht die medienpädagogische Arbeit mit den Kindern und Remote-Arbeit des Verstands.

KUNDENSTECKBRIEF MURKEL E. V.

Name: Elterninitiative Murkel e. V.

Gründung: 1990

Hauptsitz: Siegburg

Cloud PBX: Features auf einen Blick

• Komplettlösung aus Anschluss, Telefontarif, Internet, Cloudanlage und mobilen Nebenstellen
• Skalierbare Telefonieanlage in der Cloud
• Erreichbarkeit mit identischer Rufnummer für Tischtelefone oder via App für Smartphone, Tablet und PC
• Nebenstellen flexibel und bedarfsgerecht anpassen
• Automatische Integration ins Telefonnetz der Telekom

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