Mit Octopus Telefonanlage globale Projekte effizienter koordinieren

Ob für Laptop, Küchenmaschine, Auto oder Flugzeug: INCOE International Europe entwickelt, konstruiert und testet sogenannte Heißkanalsysteme für Hersteller unterschiedlichster Branchen. Dabei handelt es sich um Bauteile zur Leitung von Kunststoffschmelze, die bei der Produktion von Kunststoffteilen im Spritzgießverfahren zum Einsatz kommen. Das Tochterunternehmen des US-Unternehmens INCOE Corporation betreut Kundenprojekte weltweit. Eine weltweit vernetzte, über Kontinentalgrenzen hinweg zuverlässig funktionierende Kommunikation ist für das global tätige Unternehmen daher von zentraler Bedeutung. Auch, weil die Projekte, mit denen INCOE von seinen Kunden beauftragt wird, oft in nur wenigen Wochen abgeschlossen sein müssen. 

Bricht die Kommunikation eines Anbieters zusammen, können beim Kunden innerhalb kürzester Zeit hohe Kosten entstehen. „Es gibt auch Fälle, da lassen Hersteller die Heißkanalsysteme für ihr Produkt in den USA konzeptionieren, in Europa konstruieren und in China produzieren“, sagt Dirk Schubert, IT-Verantwortlicher von INCOE International Europe. Umso wichtiger sind reibungslose Absprachen und die Weitergabe von Informationen in der Zusammenarbeit. 

Mehr Effizienz in globaler Zusammenarbeit

Bislang ruckelte es jedoch in den Abstimmungen. Denn mit der bisherigen Telefonanlage waren Übersee-Konferenzen instabil und teuer. Gespräche brachen teilweise ganz ab. Das lag daran, dass sich das Alt-System nicht mit Anlagen anderer Hersteller verknüpfen ließ. So auch nicht mit der Mitel Anlage von INCOE in den USA. Auch verschiedene Endgeräte ließen sich nicht miteinander verbinden, da die digitale Schnittstelle des Systems nicht funktionierte. Zudem wurde der Support des vorherigen Anbieters den Ansprüchen von INCOE International Europe nicht gerecht.

Das Familienunternehmen aus Rödermark in Hessen suchte daher nach einer neuen Lösung. „Uns war wichtig, dass die neue Telefonanlage zur ständigen Erreichbarkeit unseres Standorts beiträgt“, sagt Schubert. Also musste sich die neue Anlage, mit der von INCOE in den USA koppeln lassen. Um eine weltweit reibungslose Zusammenarbeit zu verbessern, installierten die Telekom-Fachkräfte eine Telefonanlage Octopus NetPhone des Herstellers SWYX auf kundeneigenen Servern. Eine intelligente Kombination aus IP-basierter Software und Telefonanlage. Das neue System lässt sich mit dem in den USA vernetzen und routet interne Telefonate über das kundeneigene Netz. Durch eine intensive Testphase der Telekom ging die Anlage schnell live.

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Neue Telefonanlage senkt Ausfälle und Kosten

Dank der neuen Telefonanlage laufen globale Konferenzen nun stabiler und kostengünstiger. Auch Systemabbrüche gehören der Vergangenheit an. „Die Qualität der Gespräche mit unseren amerikanischen Kollegen hat sich im täglichen Business deutlich verbessert. Denn es klingt nun, als würden wir mit jemanden aus dem Nachbarbüro telefonieren“, sagt der INCOE-IT-Verantwortliche Dirk Schubert. „Dank der neuen Anlage ist unser Kommunikationsprozess um 15 Prozent effizienter.“ Denn ein individuelles Call-Routing sorgt dafür, dass kein Kundenanruf unbeantwortet bleibt. 

Für eine nahtlose und einheitliche Kommunikation über verschiedene Endgeräte sorgt eine CTI-Anbindung. Durch diese digitale Schnittstelle lässt sich das neue System vom Standgerät auf dem Schreibtisch über den Laptop bis hin zur mobilen App von überall aus nutzen. Die neue Lösung bietet Kommunikationsfeatures wie Videokonferenzen, Bildschirm Sharing und Kurznachrichten. Auch Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs ist so problemlos möglich. Da INCOE International Europe die neue Anlage über einen VPN Tunnel betreibt, ist die Kommunikation auch im mobilen, dezentralen Arbeiten DSGVO-konform. 

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Mit neuer Telefonanlage zukunftssicher aufgestellt

Die leistungsfähige Inhouse-Lösung ist beliebig skalierbar und intuitiv bedienbar. Durch regelmäßige Updates ist die neue Telefonanlage immer auf dem neusten Stand. Zusätzliche Funktionen sowie Lizenzen bei Mitarbeiterwachstum lassen sich flexibel hinzubuchen. Darüber hinaus ist die Integration in Business Anwendungen wie Microsoft Teams problemlos möglich. Die IT-Abteilung des Mittelständlers verwaltet und administriert die Anlage selbst. Dank eines zusätzlichen Servicevertrags greift das Unternehmen, falls nötig, auf den Support sowie das breit gefächerte Fachwissen der Telekom zurück.

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KUNDENSTECKBRIEF INCOE International

Name: INCOE International Europe

Gründung: 1958

Hauptsitz: Rödermark

Mitarbeiter: 200 Mitarbeiter*innen

DEUTSCHE TELEKOM INCOE International Deutschland

Die Aufgabe: INCOE wollte die alte Telefonanlage ablösen, um die Qualität seiner globalen Kommunikation zu verbessern und Kosten zu sparen. Eine neue softwarebasierte Telefonanlage mit CTI-Verbindung sollte sich mit der TK-Anlage in den USA koppeln lassen und interne Telefonate über das kundeneigene Netz routen.

Die Lösung: Die Telekom installierte die Telefonanlage Octopus NetPhone auf kundeneigenen, virtuellen Servern. Die moderne Anlage verfügt über eine digitale Schnittstelle zu anderen Endgeräten sowie zahlreiche Kommunikationsfeatures. Umfassenden Support erhält der Kunde von der Telekom.

Die Vorteile: Die neue Telefonanlage lässt sich mit der in den USA koppeln und routet interne Telefonate über das kundeneigene Netz. Globale Konferenzen sind nun stabiler, kostengünstiger und effizienter. Moderne Kommunikationsfeatures lassen sich über mobile Endgeräte nutzen, sodass auch der coronabedingte Wechsel ins Homeoffice möglich war.