Kollaborationstool von iXenso
iXenso: Produktiver mit Microsoft Teams
Der Digitalisierungsexperte iXenso digitalisiert nicht nur den Papier-Workflow seiner Kunden, sondern auch die eigenen Prozesse und setzt auf Kollaborationstools: mit Office 365, Teams und der Open Telekom Cloud.
Oktober 2019. Microsoft Teams knackt eine Schallmauer. Zum ersten Mal nutzen an einem Tag mehr als 20 Millionen Anwender das Business-Chat-Tool. Und führen innerhalb eines Monats rund 27 Millionen Audio- und Videokonferenzen mit Teams durch. Als Zentrale für standortunabhängiges, kollaboratives Arbeiten verbindet das Microsoft-Tool Anwendungen aus Office 365, ermöglicht Teammitgliedern spontanen virtuellen Austausch, integrierte Videokonferenzen und gemeinsames Bearbeiten von Inhalten in der Cloud.
Einer aktuellen Studie der Hochschule der Medien in Stuttgart zufolge setzen inzwischen 68 Prozent der Unternehmen in Deutschland auf Teams. Auch für die Mitarbeiter und einige Kunden des Digitalisierungsexperten iXenso hat sich Teams inzwischen zu einer Kernanwendung im Unternehmen entwickelt. Über Teams laden die Mitarbeiter Kunden zu einer Audio- und Videokonferenz ein. Sie können Dateien mit ihnen austauschen, ihren Bildschirm freigeben, Dokumente und Projektpläne gemeinsam mit ihnen bearbeiten und direkt Präsentationen durchführen. Oder sie klären mit Livebildern wie zum Beispiel bestimmte Funktionen einer Software genutzt werden können. Für Thomas Kleiner, CEO von iXenso „schließt sich mit Teams die Lücke für das kollaborative Arbeiten mit den Kunden. Wir nutzen Teams jetzt für die gesamte interne und externe Audio- und Videokommunikation. Und alle Mitarbeiter sind jetzt für unsere Kunden über die persönliche Durchwahl erreichbar. Egal ob sie in ihrem Büro oder zuhause arbeiten oder gerade unterwegs sind“, sagt Kleiner.
Die umfassende virtuelle Zusammenarbeit mit den Kunden wirkt sich positiv auf die Reiseaktivitäten der Mitarbeiter aus. Die Kosten sind gesunken und die Produktivität schon nach wenigen Monaten deutlich gestiegen. „Unsere operative Auslastungsquote ist um 18 Prozent gestiegen. Und wir wollen sie weiter auf bis zu 85 Prozent verbessern“, sagt Kleiner. Untersuchungen zeigen, dass Collaboration-Tools und Daten-Sharing je Mitarbeiter vier Stunden Arbeitszeit pro Woche sparen und die Anzahl an Meetings um 19 Prozent senken.
Für den CEO ist Teams nicht einfach nur ein neues Tool, mit dem sich digitale Arbeitsprozesse unterstützen und Kosten sparen lassen. Der iXenso-Chef unterstützt seit Jahren aus tiefer Überzeugung New-Work-Konzepte. In seinem Unternehmen können die Mitarbeiter ortsungebunden mobil arbeiten. Es gelten flexible Arbeitszeiten und -plätze. „Mich interessiert es nicht, ob sie ihren Job im Garten, auf einem Kreuzfahrtschiff auf dem Mittelmeer machen oder lieber an einem unserer Standorte im Büro sitzen. Hauptsache, sie leisten für unsere Kunden gute Arbeit.“
Ausgestattet sind die Mitarbeiter dafür mit mehreren Mobilfunkkarten für iPad, Notebook und Smartphone. Sie wählen sich mobil auf der Plattform von iXenso ein, haben Zugriff auf alle Informationen und arbeiten so, als wären sie im Büro. Da die Festnetzanschlüsse mit Teams verzahnt sind, erreichen die Kunden die Mitarbeiter immer über deren Festnetznummer.
Die Arbeit in einem weitgehend digitalisierten Unternehmen bringt den Mitarbeitern jedoch nicht nur mehr Flexibilität, sie verlangt auch mehr Verantwortung und Disziplin von jedem einzelnen. Laut Kleiner liege das jedoch nicht jedem, weshalb einige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hätten. Dafür habe sich das New-Work-Modell seines Unternehmens herumgesprochen: „Uns fehlt es daher trotz Fachkräftemangel nicht an guten Kandidaten, bei denen ich mich als neuer Chef gerne bewerbe.“
Teams und seit Anfang 2019 die Office-365-Services bezieht der ECM-Spezialist über die Telekom, die die Microsoft-Anwendung in der Cloud aufgesetzt und konfiguriert hat. Sie übernimmt auch den Betrieb und den Service des Softwarepakets. „Wir bekommen bei der Telekom das Gesamtpaket aus einer Hand, also inklusive der modernen IP-Telefonanlage und den Rufnummernblöcken für unsere Standorte. Dazu kommen auch noch die gesamten Mobilfunkservices“, sagt Kleiner. Und mit dem Betrieb der Anwendungen sowie den Daten in einem deutschen Rechenzentrum erfüllt iXenso auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Unternehmen in Deutschland.
Der nächste Schritt der digitalen Transformation für iXenso ist jetzt der Aufbau und Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur in der Open Telekom Cloud. Diese Public Cloud der Telekom ist vergleichbar mit Anbietern wie AWS, Google Cloud oder Microsoft Azure. Der Unterschied: Als deutscher Anbieter muss die Telekom europäisches und deutsches Datenschutzrecht erfüllen. Daher sind Kunden, die ihre Software in der Open Telekom Cloud betreiben und dort ihre Daten bearbeiten und speichern, datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Noch betreiben viele Kunden ein ECM-System on-premises, also auf eigener oder gemieteter Hardware im eigenen Rechenzentrum (Inhouse), mit vielen unterschiedlichen Schnittstellen. „Es gibt einen starken Trend in Richtung Public Cloud-Betrieb, sofern die Datenhaltung in Deutschland, jedoch zumindest in Europa erfolgt. Da viele Anbieter auf US-amerikanische Cloud-Hyperscaler setzen, suchen unsere deutschen Kunden aus datenschutzrechtlichen Gründen nach Alternativen. Die bieten wir ihnen auf einer speziellen Integrationsplattform zukünftig in der Open Telekom Cloud“, erklärt der iXenso-Chef. „Damit ist bei uns nicht nur fast alles digitalisiert, auch unsere digitale Transformation ist weit fortgeschritten.“
STECKBRIEF
Name: iXenso
Gründung: 1999
Hauptsitz: Freiburg
Mitarbeiter: ca. 100
DEUTSCHE TELEKOM UND IXENSO
Die Aufgabe: iXenso wollte den Workflow der Mitarbeiter standortübergreifend digitalisieren. Ziel war es auch, den Austausch mit Kunden über Telefon- und Videokonferenzen sowie den gemeinsamen virtuellen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Zudem wollen immer mehr Kunden, die von iXenso bereitgestellten ECM-Services aus der Cloud beziehen, statt sie weiter on-premises zu betreiben.
Die Lösung: Nachdem iXenso Office 365 aus der Microsoft-Cloud bezieht, hat die Telekom Teams eingeführt. Dafür stellt die Telekom auch die Festnetzanschlüsse bereit. Die Mitarbeiter nutzen Notebook und Smartphones, um ortsungebunden zu arbeiten. In der Open Telekom Cloud betreibt iXenso immer häufiger spezielle ECM-Services für Kunden.
Die Vorteile: Mit Teams können die Mitarbeiter ad hoc Telefon- und Videokonferenzen mit Kunden aufsetzen und mit ihnen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. iXenso konnte schon nach wenigen Monaten die durchschnittliche operative Auslastungsquote um rund 20 Prozent steigern. Die Reisekosten sind dank Teams deutlich gesunken, da die Berater heute die meisten Präsentationen und Besprechungen mit den Kunden als Telefon- oder Videochat durchführen. In der Open Telekom Cloud sind die Daten der Kunden nach europäischem Datenschutzrecht geschützt.
