IT-Organisation bei Vilua Healthcare GmbH

Drei Fußminuten bis zum Spreeufer an der Oberbaumbrücke, rund zehn Minuten bis zur East Side Gallery – mit ihrem attraktiven Standort in Berlin punktet die Vilua Healthcare GmbH nicht nur bei ihren Angestellten. Als das Unternehmen im September 2018 aus der Arvato-Bertelsmann-Gruppe herausgelöst wurde, hat sich jedoch eine Baustelle aufgetan: die IT-Infrastruktur. Gemeinsam mit der Telekom stellte der Spezialist für Gesunderhaltung seine IT-Organisation nahezu komplett neu auf. 

Microsoft 365 über die Telekom

„In puncto IT standen wir vor zahlreichen Herausforderungen, die wir ohne umfassende Beratung kaum hätten lösen können“, sagt Jens Härtel, CEO der Vilua Healthcare GmbH. Nach Gesprächen mit den Expert*innen der Telekom löste das Unternehmen alle On-Premises-Anwendungen durch

Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) ab. Umgestellt wurde zunächst die Arbeitsumgebung der Angestellten: Über die Telekom bezieht Vilua jetzt das Office-Komplettpaket Microsoft 365. „Die Umstellung verlief geräuschlos. Zudem sind SaaS-Anwendungen für uns kosteneffizienter, da sie viele Ressourcen freigeben“, sagt Härtel. Die Kosten im IT-Bereich reduzierte Vilua so um etwa 30 Prozent.

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Nach der Ausgründung aus der Arvato-Bertelsmann-Gruppe musste Vilua auch die Telefonie überführen – von einem Großkonzern mit mehreren Tausend Beschäftigten hin zu einem mittleren Unternehmen. Auch hier setzt das Unternehmen mit Microsoft Teams auf eine Lösung aus der Cloud. Über Teams, das bereits in Microsoft 365 integriert ist, telefonieren die Beschäftigten sowohl intern als auch extern. Ein- und ausgehende Telefonate laufen dabei auch unterwegs oder im Homeoffice über die jeweilige Büronummer.

Microsoft Teams: alle Funktionen einer Telefonanlage

Mit Microsoft Teams Telefonie stehen Vilua alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage zur Verfügung. So lassen sich zum Beispiel Kontakte organisieren und verwalten, Anrufe durchstellen und weiterleiten oder Telefonkonferenzen durchführen. Zu den Funktionen zählen außerdem Anrufbeantworter, Anrufhistorie und Routingoptionen. Die Telefonie funktioniert über einen IP-Anschluss der Telekom. Um Teams Telefonie nutzen zu können, bietet die Telekom ein Komplettpaket, in dem alle notwendigen Komponenten enthalten sind.

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„Wir sind von Skype for Business auf Teams umgestiegen. Da es verschiedene Welten sind, mussten sich zunächst alle etwas umstellen“, sagt Härtel. „Dafür kann ich mit Teams jetzt auch sehr viel mehr machen als lediglich zu chatten und zu telefonieren.“ Bei Vilua läuft inzwischen nahezu die gesamte Unternehmenskommunikation über Microsoft Teams.

Intelligente Anrufverteilung mit ACD-Lösung

Vilua bietet Services rund um die betriebliche Gesundheitsförderung an und vereint digitale Anwendungen mit einem persönlichen Coaching. Auf diese Weise sollen mehr Beschäftigte zur Teilnahme an betrieblicher Gesundheitsvorsorge bewegt werden. Das Angebot adressiert Gesundheitsunternehmen, Krankenkassen und vor allem größere Betriebe. Zu den Kund*innen von Vilua zählen unter anderem die AOK, die Techniker Krankenkasse und die Universität Greifswald. Für sein Geschäftsmodell benötigte das Unternehmen daher eine Lösung zur Kundenauftragstelefonie.

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Vilua setzt dabei auf eine Lösung der Telekom für Automatic Call Distribution (ACD). So lassen sich ankommende Gespräche automatisch und standortübergreifend an Agent*innen oder Agentengruppen verteilen. Das Ergebnis: zufriedenere Kundschaft. Denn diese landen direkt bei der richtigen Ansprechperson. Die ACD-Lösung ist ebenfalls cloudbasiert und bietet einen ausfallsicheren 24/7-Betrieb durch die Telekom. Zusätzliche Kosten für Hard- und Software fallen nicht an.

Partner-Netzwerk ermöglicht Standortvernetzung

Bei der Vernetzung ihrer Standorte profitiert die Vilua Healthcare GmbH vom großen Partner-Netzwerk der Telekom. „Durch das Netzwerk müssen wir uns nicht mit vielen technischen Dienstleistern auseinandersetzen, sondern beziehen alles aus einer Hand von der Telekom“, sagt Härtel. Für die Standortvernetzung nutzt Vilua Managed Cloud Connect vom Telekom Partner Medialine und profitiert dadurch von Synergieeffekten. Härtel: „Die Flexibilität der Telekom ist enorm hoch. Die angebotenen Lösungen waren immer pragmatisch und schnell, sodass wir zu jeder Zeit arbeitsfähig waren und keine Ausfälle hatten.“

KUNDENSTECKBRIEF VILUA HEALTHCARE GMBH

Name: Vilua Healthcare GmbH

Gründung: 2018

Hauptsitz: Berlin

Mitarbeiter: ca. 200

Jahresumsatz: ca. 12 Mio. Euro

DEUTSCHE TELEKOM UND VILUA HEALTHCARE GMBH

Die Aufgabe: Als Folge einer Ausgründung musste Vilua die IT-Organisation neu aufstellen. Das Unternehmen benötigte neue Lösungen für die interne und externe Telefonie sowie für die Kundenauftragstelefonie. Die Arbeitsumgebung sollte auf eine Cloud-Lösung umgestellt werden.

Die Lösung: Vilua bezieht über die Telekom das Office-Komplettpaket Microsoft 365, in dem auch Microsoft Teams integriert ist. Teams nutzt Vilua für die gesamte Unternehmenskommunikation und auch als Telefonanlage. Die Kundenauftragstelefonie läuft über eine ACD-Lösung der Telekom.

Die Vorteile: Das Unternehmen profitiert dank Microsoft 365 von einer effizienteren Zusammenarbeit. Die ACD-Lösung der Telekom ermöglicht eine intelligente Anrufverteilung an die Agent*innen. Dank SaaS-Anwendungen wurden Ressourcen freigegeben. Vilua reduzierte seine Kosten im IT-Bereich um etwa 30 Prozent.

Microsoft 365 Business Standard

Mit Microsoft 365 Business Standard bietet Microsoft ein Office-Komplettpaket, das sich sowohl am Desktop als auch beim mobilen Arbeiten nutzen lässt. Das Paket enthält folgende Komponenten:

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote zum Download
• Enthaltene Premiumdienste: Microsoft Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint
• Basis-Sicherheitsfunktionen