Was gehört dazu, um sich im Homeoffice einzurichten?
Homeoffice einrichten: Wohlfühlen am Arbeitsplatz
Handeln statt Hadern: So arbeiten auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) produktiv und zuverlässig im Homeoffice.
Präsenzkultur und eine mangelhafte technische Infrastruktur sind laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom die Hauptgründe für Bedenken am Homeoffice. Einige Geschäftsführer weigern sich trotz Pandemie, ihre Mitarbeiter nach Hause zu schicken, auch wenn sie ihre Arbeit dort erledigen könnten. So sagt Trigema-Chef Wolfgang Grupp im Handelsblatt: „Wenn ich einem Mitarbeiter Homeoffice zugestehe, kann ich nicht mehr zurück.“ Er fürchtet Kontrollverlust: „Schwarze Schafe bekommen Oberhand.“ Doch nun wird der Druck durch die Bundesregierung stärker: Die Homeoffice-Verordnung verpflichtet Arbeitgeber die Voraussetzung für Heimarbeit zu schaffen, wo es möglich ist. Kleine und mittlere Unternehmen fragen sich jetzt, wie sie möglichst kostengünstig und unkompliziert Homeoffice einrichten können.
Homeoffice als Übung für die Zukunft
Dabei geht es nicht nur um die passende technische Ausstattung. Führungskräfte sollten auch Verständnis für die jeweiligen Lebenssituationen ihrer Mitarbeiter entwickeln. Wie gut jeder einzelne im Homeoffice arbeiten kann, ist ganz individuell: „Persönlichkeitsfaktoren haben Einfluss darauf, wie gut jemand mit dem Homeoffice zurechtkommt. Es gibt Hinweise darauf, dass Menschen, die sehr sozial orientiert sind, nicht so gern allein sind und dadurch auch weniger leistungsfähig sein können“, sagt Conny Herbert Antoni, Arbeits- und Organisationspsychologe an der Universität Trier gegenüber der WirtschaftsWoche. Hinzu kommt, dass viele Arbeit und Kinderbetreuung zu Hause gleichzeitig meistern müssen. „Mitarbeiter, die sonst 150 Prozent geben, schaffen jetzt vielleicht nur noch 80 – weil ihre private Situation zu Hause nicht mehr hergibt. Das muss im Team ausbalanciert werden und die Erwartungen müssen klar kommuniziert werden“, sagt Katrin Luzar, Personalexpertin bei Monster.de in der WirtschaftsWoche. Zahlreiche Mitarbeiter schätzen dagegen das Homeoffice: Laut Bitkom empfinden 80 Prozent der 1.500 Befragten weniger Stress, weil der Arbeitsweg entfällt. 59 Prozent können durch die Arbeit im Homeoffice ihr Berufs- und Privatleben besser vereinen und 57 Prozent arbeiten zu Hause effektiver als im Büro.
Führungskräfte müssen im Homeoffice digital einen Überblick über die Bedürfnisse und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter behalten. Wo im Büro ein kurzes Gespräch auf dem Flur ausreichte, stehen jetzt regelmäßige Videokonferenzen im Kalender. Das kann zeitraubend sein, ist aber auch eine Übung für die Zukunft. Denn die aktuellen Veränderungen innerhalb der Arbeitswelt werden nach der Corona-Pandemie nicht verschwinden. Laut Bitkom-Umfrage wünschen sich alle Befragten, deren Tätigkeit für das Homeoffice geeignet ist, in Zukunft zumindest gelegentlich zu Hause zu arbeiten.
Mit diesen fünf Tipps können Führungskräfte von kleinen und mittleren Unternehmen den Überblick über die Situation ihrer Mitarbeiter auch digital behalten und dabei unterstützen, dass sich im Homeoffice alle so wohl wie möglich fühlen.
1. Zuhören und praktische Unterstützung
Der regelmäßige digitale Austausch mit den Mitarbeitern sollte für Führungskräfte die gleiche Priorität haben wie Kundentermine. Dabei ist es nicht nur wichtig zu wissen, wie einzelne Jobs laufen, sondern auch Ängste und Sorgen zu beachten. „Führungskräfte sollten zunächst einmal ihren Mitarbeitern in der Krise gut zuhören. Weiterhin sollten sie ihre Mitarbeiter auf drei Arten unterstützen: Erstens, Informationen transparent weitergeben und regelmäßig kommunizieren. Zweitens, praktische Unterstützung anbieten, zum Beispiel bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Und drittens sollten sie Mitarbeiter emotional unterstützen, indem sie Verständnis und Mitgefühl signalisieren und Optimismus versprühen“, sagt Hannes Zacher, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Leipzig im Börsenblatt. Auch regelmäßige Updates der Geschäftsführung zur aktuellen Lage schaffen Vertrauen und Motivation.
2. Vertrauen statt Kontrolle
In der neuen Situation im Homeoffice sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern auch Freiräume zugestehen und sich nicht zu Kontrollanrufen hinreißen lassen. „Führungskräfte sollten gerade jetzt nicht zum Micro-Manager werden, sondern sich auf ihre zentralen Leitungsaufgaben besinnen, um die Krise mit ihren Mitarbeitern zu bewältigen“, sagt Zacher. Leistungen können im Homeoffice beispielsweise an Aufgaben gemessen werden, die in einer vorgegebenen Zeit zu erledigen sind. Viele Angestellte arbeiten im Homeoffice sogar mehr als im Büro, laut Bitkom-Umfrage bestätigen das 57 Prozent. Personalexpertin Luzar: „Viele wollen sich beweisen, Präsenz zeigen, fühlen sich verantwortlich und wollen ihr Unternehmen in der Krise retten. Die muss man vor dem eigenen Durchhaltewillen bewahren.“
3. Recht darauf nicht erreichbar zu sein
Um die Mitarbeiter zu entlasten, sollten diese kein schlechtes Gewissen haben, wenn sie aufgrund von Pausenzeiten oder Kinderbetreuung nicht durchgängig erreichbar für Kollegen sind. Mit Collaboration-Tools wie Microsoft Teams tragen Mitarbeiter ihren aktuellen Anwesenheitsstatus für das gesamte Team zum Beispiel sichtbar ein. Dieser Status sollte nicht hinterfragt werden. Statt zu kontrollieren, sollten Führungskräfte lieber ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, regelmäßig Pausen zu machen.
4. Zusammenhalt und Gesundheit fördern
Neben Pausen sind auch ausreichend Bewegung und gesunde Ernährung wichtig, um im Homeoffice fit zu bleiben. Um die Mitarbeiter für mehr Bewegung im Alltag zu begeistern, können Unternehmen virtuelle Wettbewerbe starten – beispielsweise mit Vergleichen der täglich gelaufenen Schritte. Oder regelmäßige Termine, an denen Mitarbeiter mit eingeschalteter Kamera gemeinsam kurze Sporteinheiten absolvieren.
5. Zuverlässige Technik im Homeoffice
Damit die Bildübertragung reibungslos funktioniert und auch moderne Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams auf jedem Rechner funktionieren, ist eine zuverlässig funktionierende technische Ausstattung die Grundlage für produktives Arbeiten im Homeoffice. Mit dem Online-Konfigurator der Telekom stellen sich Unternehmen jeder Größe das passende Equipment inklusive Einrichtungshilfe und Security für das Homeoffice zusammen und sind innerhalb von 48 Stunden bereit, alle Mitarbeiter, bei denen dies möglich ist, ins Homeoffice zu schicken.
Homeoffice wird nicht verschwinden
So groß die Hürde für dauerhaftes Homeoffice für viele aktuell scheint: Der Wunsch nach flexiblen Arbeitsorten wird bleiben. Laut Bitkom-Studie würden 40 Prozent in Zukunft bei Bedarf ins Homeoffice wechseln, beispielsweise bei einem Termin mit Handwerkern. 24 Prozent wünschen sich einen Tag Homeoffice pro Woche, 17 Prozent mehrere Tage pro Woche und jeder Zehnte kann sich vorstellen, nur noch von zu Hause zu arbeiten. Unternehmen, die auf diese Wünsche nicht eingehen, werden vermutlich zunehmend unattraktiv für Mitarbeiter und Bewerber.
Zu Hause arbeiten wie im Büro
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