200 Gäste. Alles soll perfekt laufen. Eine Hochzeit, an die sich alle gern erinnern. Das Essen ein Highlight. Im Speisenkonzept finden sich auch vegane und vegetarische Gerichte wieder. Und kurz vor dem Event gibt es zusätzliche Änderungen zu berücksichtigen. Was sich nach einem ganz normalen Event anhört, erfordert bei einem Catering-Unternehmen sehr hohen Planungsaufwand und ist oft nur mit viel Erfahrung zu meistern.

Damit beim Premium-Caterer Rauschenberger alles wie perfekt aufeinander abgestimmt läuft, mussten früher für jedes Event händisch Excel-Tabellen und Word-Dokumente erstellt und permanent gepflegt werden. Die wurden an die verschiedenen Gewerke – Küche, Einkauf, Lager, Personaldisposition - verteilt, die dann alles per Hand in ihre jeweilige Spezialsoftware übertragen haben. „Das hat natürlich auch funktioniert, war aber nur nicht so effizient“, sagt Merle Schütt, Mitglied der Geschäftsleitung und seit einigen Jahren für die Digitalisierung bei Rauschenberger zuständig.

Dynamics 365 als zentrale Software

Dies wollte Rauschenberger ändern und dem eigenen Anspruch „Great Moments Excellence“ noch ein Stück näherkommen. Damit kam die Telekom ins Spiel, die der Premium-Caterer bis dahin eher als Telekommunikations“zulieferer“ beauftragte und weniger als IT-Dienstleister. „Wir hatten bis dahin an eine Branchen-Software gedacht, die jedoch alle nur Teilbereiche abdeckten, so dass wir Lücken wieder händisch hätten überbrücken müssen“, erklärt Merle Schütt. Die Telekom brachte stattdessen Microsoft Dynamics 365 aus der Cloud als zentrale Software ins Spiel, mit der sich das Kundenmanagement und die meisten Businessprozesse digital abbilden lassen.

Heute hat sich der Zeitaufwand für die Planung eines Events deutlich vereinfacht. Das fängt bei den Angeboten für die Kunden an. Die Vertriebsmitarbeiter können jetzt mit Drag & Drop alle Bestandteile eines Angebots schnell zusammenstellen. Dabei hilft ihnen auch künstliche Intelligenz, mit der sich jedes abgeschlossene Event auf Basis von Daten aus der Planung und Umsetzung analysieren lässt. Die Software lernt zum Beispiel, welche Mengen von Lebensmitteln bei einem Event mit bestimmter Gästezahl tatsächlich verbraucht wurden. „All das zahlt ein auf die Nachhaltigkeit unseres Tuns und bestätigt die Richtigkeit des Umstiegs auf Dynamics 365“, so Merle Schütt.

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Datenschnittstellen zu Speziallösungen

Alle relevanten Daten aus den Angeboten werden nach der Beauftragung durch den Kunden automatisiert über Datenschnittstellen in die Speziallösungen der Bereiche übertragen. Die Köche wissen sofort, was sie wann zubereiten müssen. Es wird angezeigt, welche Zutaten im Lager vorrätig sind und welche nachbestellt werden müssen. Und wenn Kunden am Tag vor dem Event noch Änderungswünsche haben, wissen die Eventplaner sofort, ob sie die Wünsche ihrer Kunden erfüllen können. „Und auch bei der Suche nach Mitarbeitern und Azubis hat sich die Digitalisierung schon gelohnt“, sagt Merle Schütt. „Die finden es nicht nur toll, dass sie bei uns spannende Events managen, sondern auch mit modernster Software arbeiten können.“ 

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KUNDENSTECKBRIEF

RAUSCHENBERGER CATERING & RESTAURANTS

Name: Rauschenberger Catering & Restaurants

Gründung: 1982

Hauptsitz: Fellbach

Mitarbeitende: rd. 500 (Voll- und Teilzeit)

DEUTSCHE TELEKOM UND RAUSCHENBERGER CATERING & RESTAURANTS

Die Aufgabe: Rauschenberger wollte die bisherigen, überwiegend per Hand geplanten Events durchgehend digital unterstützen. Ziel war es, eine Software zu nutzen, mit der sich alle Teilschritte vom Angebot bis zur Analyse zentral managen lassen. Die Software sollte zudem Schnittstellen zu allen Speziallösungen bieten.   

Die Lösung: Als zentrale Software führte die Telekom das CRM-System Microsoft Dynamics 365 ein, die in der Azure-Cloud von Microsoft betrieben wird. Alle vorhandenen Einzellösungen, etwa für Küchenplanung, Disposition oder Lagerverwaltung, sind heute über Schnittstellen angebunden.

Die Vorteile: Mit Dynamics 365 lassen sich die meisten Teilprozesse rund um die Planung, Durchführung und Abrechnung von Events digital managen. Da alle Daten rund um ein Event zentral verfügbar sind, können Angebote, Disposition und Abrechnung schnell erstellt werden. Die Daten stehen auch für Analysen zur Verfügung.

Microsoft Dynamics 365

Rauschenberger Catering & Restaurants setzt die CRM- Lösung Microsoft Dynamics 365 als zentrale Software und Datendrehscheibe ein. Die Software wird in der Microsoft Azure Cloud betrieben, wodurch Rauschenberger keine eigenen Server benötigt und die Kapazitäten sich flexibel dem Bedarf anpassen. Dynamics 365 ist über Datenschnittstellen (APIs) mit Speziallösungen einiger Unternehmensbereiche verbunden. Die Events können komplett digital gemanagt werden: vom Angebot über die Disposition bis hin zur Rechnungsstellung. 

Rauschenberger Catering & Restaurants

Im Jahr 1982 gegründet, hat sich Rauschenberger zu einem führenden deutschen Unternehmen im Segment „Fine Dining Gastronomie“ entwickelt. Im Bereich Event-Catering hat Rauschenberger Kunden in der gesamten EU und der Schweiz. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 MitarbeiterInnen. Sukzessive übergibt Unternehmensgründer Jörg Rauschenberger nach 40 Jahren an seine engste Weggefährtin, Teilhaberin und Geschäftsführerin Natascha Flamm. Seit mehr als 20 Jahren ist sie bei Rauschenberger verantwortlich für den Aufbau und Erfolg der Geschäftsbereiche Event-Catering und Pop-up-Restaurants.