Überall erreichbar: Cloud-Telefonanlage erleichtert Kommunikation

Das Schreibtischtelefon in einem Vertriebsbüro von MaxSolar klingelt: „Guten Tag, was kann ich für Sie tun?“, beginnt die Sales Managerin mit einem entspannten Lächeln das Kundengespräch. In dem Moment ertönt die Anrufmelodie der Teams-App aus den Computerlautsprechern, ein Pop-up-Fenster erscheint auf dem Desktop. Ein Kollege aus dem Einkauf ruft an. Mit einem Klick lehnt die Mitarbeiterin das Gespräch ab und tippt schnell eine Nachricht. „Hi Stefan, ich habe gerade einen Kunden am Telefon, rufe später zurück.“

Stressige Situationen wie diese waren im Jahr 2021 keine Seltenheit bei MaxSolar, einem führenden Anbieter für nachhaltige Energielösungen. Das Unternehmen aus dem bayerischen Traunstein hatte seine klassische Telefonanlage mithilfe eines Desktop-Clients digitalisiert. Zusätzlich nutzte das Unternehmen Microsoft 365 mit der Anwendung Teams für die interne Kommunikation. „Die beiden Programme ließen sich nicht aufeinander abstimmen, Verfügbarkeiten wurden falsch angezeigt und so kam es immer wieder zu sich überschneidenden Anrufen“, sagt Marco Neels, IT-Systemadministrator bei MaxSolar.

INCOE International Europe: Dank neuer Telefonanlage global vernetzt

Cloud-Telefonanlage für einen modernen Arbeitgeber

Zudem war die digitale Telefonanlage nur im Büro nutzbar, im Homeoffice sorgte sie immer für erhebliche technische Probleme. Dabei legt das nachhaltige Energieunternehmen, das bereits zweimal in Folge die top100-Auszeichnung für innovative Unternehmen erhalten hat, großen Wert auf eine moderne Arbeitskultur. Besonders Flexibilität für die Mitarbeitenden liegt MaxSolar am Herzen. „Wir zeichnen uns nicht nur dadurch aus, mit unseren Photovoltaik- und Ladeinfrastrukturprojekten die Energiewende voranzutreiben. Wir wollen auch in der internen Zusammenarbeit innovativ sein und unseren Mitarbeitenden flexible New-Work-Angebote machen. Das geht nur mit einer Kollaborationslösung, die ortsunabhängig einsatzfähig ist“, erklärt Thomas Althaus, Personalleiter beim Energieunternehmen. IT-Systemadministrator Neels ergänzt: „Die Telekom schlug uns dann eine Cloud-Lösung mit Microsoft Teams Telefonie vor, was genau unserem Wunsch nach einer bekannten, einfachen und flexiblen Lösung entsprach.“

Feuerwehr Gummersbach: Schneller löschen dank IP-Telefonie

Ende Oktober 2021 begann das Projekt Cloudkollaboration. Eine Teststellung mit 20 Nutzer:innen verlief erfolgreich, sodass wenig später der gesamte Wechsel auf die Cloud-Telefonanlage folgte. Die Aufgabe der Telekom dabei: die Telefonnummern der bestehenden Anschlüsse in die Teams-Anwendung integrieren, damit die Mitarbeitenden von MaxSolar mit der Microsoft-Lösung auch extern telefonieren können. Anfang Dezember war die neue Lösung bereits fertig installiert, der Umstieg gelang an nur einem Wochenende – einfach und ohne jegliche Ausfallzeiten.

Murkel: Besser erreichbar mit Cloud-Telefonie

Überall erreichbar: Egal ob Büro oder Homeoffice

Konkret bezieht MaxSolar eine Microsoft Teams Telefonie-Lösung aus dem Telekom-Angebot MagentaBusiness Collaboration. Sie verbindet einen dedizierten, hochperformanten CompanyFlex-Anschluss für digitale Voice-over-IP-Telefonie mit einer Kollaborationsanwendung aus der Cloud – im Fall des Energieunternehmens ist das Microsoft Teams. Seit knapp zwei Jahren ist die Cloud-Telefonanlage bereits im Einsatz und wächst beständig. Das Unternehmen nutzt das skalierbare System und bestellt nach Bedarf zusätzliche Lizenzen. „Die einheitliche Kommunikationslösung für interne und externe Telefonie bringt uns im Arbeitsalltag wirklich voran – weil sie alle Funktionen vereint, die wir brauchen, und einfach zu bedienen ist. Zudem kann ein Großteil unserer Belegschaft dank der neuen Lösung flexibel im Büro oder im Homeoffice arbeiten“, zeigt sich HR-Chef Althaus zufrieden.

Auch aus IT-Sicht hat sich die neue Telefonanlage längst etabliert: „Die Cloud-Lösung funktioniert zuverlässig und reduziert unseren Administrationsaufwand enorm. Bei Service-Fragen steht uns die Telekom als alleiniger Ansprechpartner für alle Komponenten zudem immer schnell zur Seite“, berichtet Neels. Eine erfolgreich gestartete Digitalisierungsreise, die für das Unternehmen noch lange nicht am Ende ist: „Perspektivisch planen wir eine Mobile-First-Strategie und wollen die Mobilfunknummern in Teams als Hauptanschlüsse integrieren. Das macht uns noch flexibler und wir sparen uns die Schreibtischtelefone“, so Neels. „Wir freuen uns darauf, auch dieses Projekt gemeinsam mit der Telekom zu realisieren.“

KUNDENSTECKBRIEF MAXSOLAR

Name: MaxSolar

Gründung: 2009

Hauptsitz: Traunstein

Mitarbeiter: ca. 250

DEUTSCHE TELEKOM UND MAXSOLAR

Die Aufgabe: Die digitale Telefonanlage des Energieanbieters entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Sie ließ sich nicht mit Microsoft Teams harmonisieren, und sorgte im Homeoffice für technische Probleme.

Die Lösung: Die Telekom installierte eine Microsoft Teams Telefonie-Lösung aus dem Angebot MagentaBusiness Collaboration. Grundlage ist ein dedizierter, hochperformanter CompanyFlex-Anschluss für Cloudtelefonie. Zudem integrierte die Telekom die bestehenden Anschlussnummern in Microsoft Teams.

Die Vorteile: Die einfach zu bedienende Cloud-Telefonanlage erleichtert die interne und externe Kommunikation der Mitarbeitenden und lässt flexible Arbeitsmodelle zu. Je nach Bedarf kann MaxSolar zusätzliche Lizenzen freischalten. Mit der Integration von Mobilnummern kann das Unternehmen künftig zudem ganz auf Schreibtischtelefone verzichten.